Signieren & Co.
Posted by admin in Kommunikation
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Nicht nur bei einem sehr förmlichen oder schönen Anlass besteht die Unterschriftspflicht. Auch im E-Mail-Verkehr ist es mittlerweile üblich eine sogenannte Signatur an die Nachrichtenzeilen dranzuhängen.
Dabei unterlaufen immer wieder leichte bis grobe Verstösse. Denn der Gesetzgeber verlangt von Kaufleuten bestimmte Mindestanforderungen. So muss in die Signatur:
* Die exakte Firma inklusive Geschäftsform
* Der Ort der Niederlassung (mit postalisch korrekter, ladungsfähiger Schreibweise)
* Das zuständige Gericht (Amtsgericht Musterhausen)
* Die Handelregisternummer (z.B. HRB / HRB 12345)
* Die Umsatzsteuer-Ident-Nr. (z.B. DE-000 456 789)
* Der Name des Geschäftsführers, bzw. Vorstand- u. Aufsichtsrats-Vorsitzende, bzw Inhaber
Weitere Angaben wie Telefon, Fax, Unternehmenslogo, Website, E-Mail-Adresse etc. sind freiwillig und gehören zum "Guten Ton". Diese Angaben erleichtern eine schnelle und direkte Kontaktaufnahme im Geschäftsverkehr.
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Die UST.ID muss nicht angegeben werden, für was auch, hat sie doch im innerdeutschen Geschäftsverkehr keine Bedeutung.
Nochmals zur UST-ID: Darüber gibt es unterschiedliche Aussagen, ob sie in der Signatur angegeben sein soll oder nicht. Das ist nicht abhängig von dem innerdeutschen Geschäftsverkehr. Die Ust-ID kann man als Ersatz für die Steuer-Nr. angeben- auch in Verbindung mit den Rechnungsanforderungen.
Viele Grüße
Heike Eberle
Aber auch die Angabe einer St.Nr. ist in Mails die ja normalen Geschäftsbriefen gleichgestellt sind nicht vorgeschrieben. Das ganze basiert auf dem §37a HGB der folgendes sagt:
§ 37a
(1) Auf allen Geschäftsbriefen des Kaufmanns gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen seine Firma, die Bezeichnung nach § 19 Abs. 1 Nr. 1, der Ort seiner Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden.
(2) Der Angaben nach Absatz 1 bedarf es nicht bei Mitteilungen oder Berichten, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen.
(3) 1Bestellscheine gelten als Geschäftsbriefe im Sinne des Absatzes 1. 2Absatz 2 ist auf sie nicht anzuwenden.
(4) 1Wer seiner Pflicht nach Absatz 1 nicht nachkommt, ist hierzu von dem Registergericht durch Festsetzung von Zwangsgeld anzuhalten. 2§ 14 Satz 2 gilt entsprechend.
Bei GmbHs gilt das GmbH Gesetz in dem ergänzend zum HGB folgendes steht:
§ 35a Angaben auf Geschäftsbriefen
(1) 1Auf allen Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, sowie alle Geschäftsführer und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angegeben werden. 2Werden Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen in jedem Fall das Stammkapital sowie, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.
Von Steuernummer oder UST-ID ist in diesen §§ nichts zu sehen, also ist es auch nicht notwendig. Rechnungen sind ein ganz anderes Thema.